Persondatapolitik

1. INDLEDNING

Profilmetal er som leverandør af tag og facade. data-ansvarlig.

2. DATAANSVAR

2.1. Profilmetal tager beskyttelse af personoplysninger alvorligt
Profilmetal behandler personoplysninger i forbindelse med • Tilbudsforespørgsler, både via telefon og e-mail; • Ordrehåndtering, såsom leveringsadresser og telefonnumre til chauffør; • Online bestilling via vores webshop; Profilmetal har derfor vedtaget denne persondata-politik, der fortæller, hvordan Profilmetal indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger.

For at beskytte modtagne personoplysninger bedst muligt, vurderer Profilmetal løbende, hvor høj risikoen er for, at virksomhedens databehandling påvirker grundrettighederne for de personer, hvis personoplysninger indsamles og behandles, negativt. Profilmetal er især opmærksom på risikoen for, om de pågældende personer udsættes for diskrimination eller ID-tyveri, eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller tab af datafortrolighed.

I det omfang Profilmetal, undtagelsesvis måtte have behov for at behandle følsomme personoplysninger, biometriske oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold om enkeltpersoner, gennemfører Profilmetal en analyse af konsekvenserne af databehandlingen for personernes privatlivsbeskyttelse. Konsekvensanalysen gennemføres før, Profilmetal begynder at behandle vedkommendes følsomme personoplysninger.

2.2. Dataansvarlig og Databehandler
Profilmetal er i forhold til virksomhedens partnere dataansvarlig for de oplysninger, som Profilmetal modtager, behandler og opbevarer.

I forhold til samarbejdspartnere, organisationer, virksomheder, m.v., der samarbejder eller ønsker at samarbejde med Profilmetal, vil de pågældende tredjeparter i de fleste tilfælde være dataansvarlige, mens Profilmetal er ansvarlig som databehandler, men i enkelte tilfælde kan Profilmetal også være dataansvarlig i forhold til modtagelse, behandling og opbevaring af sådanne oplysninger.

2.3. Kontaktoplysninger
Profilmetals kontaktoplysninger, hvortil spørgsmål om indsamling, behandling og opbevaring af personoplysninger kan rettes, er:
Profilmetal A/S
Skovsøviadukten 3
4200 Slagelse
CVR 26137063
E-mail: info@profilmetal.dk
Website: www.profilmetal.dk

2.4. Profilmetal sikrer fair og transparent databehandling
Formålet med at stille personoplysninger til rådighed for Profilmetal er at sætte Profilmetal i stand til at udføre de opgaver, som er anført under pkt. 2.1.
Udover de personoplysninger, som Profilmetal modtager fra partnerne eller fra samarbejdspartnere m.v., kan Profilmetal vælge at indhente oplysninger fra andre tilgængelige kilder, hvis dette skønnes nødvendigt for Profilmetals udførelse af dets opgaver.

3. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

3.1. Profilmetal behandler denne type personoplysninger
Profilmetal indhenter og behandler som altovervejende hovedregel alene de personoplysninger, som fremgår af Bilag 1.
Skulle Profilmetal undtagelsesvist have behov for indhentelse, behandling og opbevaring af andre oplysninger end anført i Bilag 1, vil Profilmetal som hovedregel bede om sådanne oplysninger direkte fra den person, som oplysningerne vedrører.

3.2. Sammenstilling af personoplysninger
I nogle tilfælde kan Profilmetal behov for at sammenstille partnernes personoplysninger med personoplysninger, Profilmetal modtager fra andre, f.eks. via sociale medier, eller fra leverandører af relevante Apps.

Inden Profilmetal eventuelt sammenstiller data, vurderer Profilmetal, om der er risiko for, at behandlingen har negativ effekt på personernes privatlivsbeskyttelse. Hvis det er tilfældet, oplyser Profilmetal de berørte personer om behandlingen og dens formål og vil bede om dennes samtykke til fortsat behandling.

De personer, hvis personoplysninger behandles, kan gøre indsigelse mod denne form for dataindsamling og -behandling og har ret til at få behandlingen begrænset, hvis de mener, at de data, Profilmetal sammenstiller om dem, er unøjagtige. Profilmetal har dog ikke mulighed for at påvirke dataindsamlingen eller databehandlingen på sådanne andre medier, idet det er et forhold mellem den person, der bruges disse medier, og leverandøren af det pågældende medie.

3.3. Profilmetal indsamler og opbevarer personoplysninger til bestemte formål
Profilmetal indsamler, behandler og opbevarer kun personoplysninger i forbindelse med de aktiviteter, som er anført under pkt. 2.1 ovenfor.

Formålet med indsamling, behandling og opbevaring af personoplysninger er at kunne levere de ydelser, som Profilmetal tilbyder dets partnere og samarbejdspartnere, jf. pkt. 2.1 ovenfor.

Når en persons personoplysninger er overført til Profilmetal, kan Profilmetal også bruge disse til statistiske formål, se pkt. 5, og til visse former for markedsføring, eksempelvis ved oplysning af relevante personers profil i forbindelse med virksomheders søgning efter nye kunder, samt ved oplysning om nye ydelser, som Profilmetal tilbyder.

Hvis en bruger tilmelder sig Profilmetals nyhedsbrev, blogs, chatfora og/eller grupper på sociale medier, giver brugeren samtykke til, at Profilmetal registrerer, behandler og opbevarer de oplysninger, som brugeren i den forbindelse selv oplyser, herunder e-mailadresse, præferencer med hensyn til interesseområder, m.v., og at disse oplysninger anvendes til Profilmetals markedsføring overfor brugeren, herunder ved automatisk udsendelse af Profilmetals nyhedsbrev, blogs, og/eller opslag på sociale medier.

Enkelte personer i Profilmetals medarbejderstab har adgang til listen over abonnenter på nyhedsbreve, blogs, chatfora og/eller grupper på sociale medier. Ved hjælp af disse oplysninger holder Profilmetal sig løbende orienteret om omfanget og arten af brugernes interesseområder, hvilket blandt andet bruges til at forbedre vores kommunikation med vores kunder.

3.4. Profilmetal behandler kun relevante personoplysninger
Profilmetal indsamler, behandler og opbevarer kun personoplysninger om medarbejdere og kunder, der er relevante, tilstrækkelige og nødvendige i forhold til de formål, der er beskrevet ovenfor, eller som iøvrigt måtte være krævet i henhold til lovgivningen. Profilmetal indsamler og behandler således ikke flere personoplysninger, end dem, der er nødvendige for de formål, der er beskrevet ovenfor. I det omfang det er muligt og ikke indvirker negativt på Profilmetals ydelser og forpligtelser overfor partnere, samarbejdspartnere og brugere iøvrigt, vurderer Profilmetal om nogle af de personoplysninger, der indsamles og behandles kan bruges i anonymiseret eller pseudonymiseret form.

Profilmetal kontrollerer og opdaterer modtagne personoplysninger for at minimere risikoen for, at de personoplysninger, som Profilmetal behandler og opbevarer ikke er korrekte. Det er kundernes ansvar at levere de oplysninger, som er nødvendige for Profilmetals levering af de ydelser m.v., som virksomheden tilbyder kunderne, samt at sikre, at de personoplysninger, der overføres til Applikationen til brug for de aftalte formål, er korrekte.

3.5. Profilmetal sletter personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige
Profilmetal sletter modtagne personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige til de formål, som var grunden til indsamling, behandling og opbevaring af disse. Som hovedregel gemmer Profilmetal kunders personoplysninger så længe kundeforholdet eller samarbejdsforholdet består, hvorefter oplysningerne vil blive slettet ifølge bestemmelserne i pkt. 6.3.

3.6. Profilmetal indhenter samtykke, inden behandling af personoplysninger
Profilmetal indhenter samtykke, inden behandling af personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor, med mindre Profilmetal har et lovligt grundlag for at indhente og behandle dem uden sådant samtykke.

En persons samtykke er frivilligt, og kan til enhver tid trækkes tilbage ved at vedkommende person henvender sig til Profilmetal. Kunder bør være opmærksom på, at tilbagetrækning af et givet samtykke kan påvirke eller umuliggøre Profilmetals levering af de ydelser, som oplysningerne er indsamlet til brug for, da behandling af visse personoplysninger kan være nødvendig for fortsat brug af Profilmetals ydelser.

Hvis Profilmetal ønsker at anvende personoplysninger til andre formål end det, der er givet tilladelse til, oplyser Profilmetal om det nye formål og beder om samtykke til sådan brug til andre formål, før Profilmetal påbegynder databehandlingen, medmindre den nye behandling har et andet lovligt grundlag.

3.7. Profilmetal videregiver ikke personoplysninger uden samtykke
Profilmetal indhenter samtykke og informerer om, hvad overførte personoplysninger vil blive brugt til, hvis Profilmetal videregiver personoplysninger til samarbejdspartnere og andre aktører, bl.a. til brug for markedsføring. Berørte personer kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse.

Profilmetal indhenter ikke samtykke, hvis Profilmetal er retligt forpligtet til at videregive personoplysninger, f.eks. som led i indberetning til en myndighed, eller hvis Profilmetal bliver pålagt videregivelse ved en retlig afgørelse.

Profilmetal indhenter samtykke, før videregivelse af personoplysninger til samarbejdspartnere i tredjelande. Hvis Profilmetal videregiver personoplysninger til samarbejdspartnere i tredjelande, sikrer Profilmetal såvidt muligt gennem aftaler med disse, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, Profilmetal har opstillet i denne politik.

4. SIKKERHED

4.1. Profilmetal beskytter personoplysninger og har interne regler om informationssikkerhed
Profilmetal har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Profilmetal har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de få af Profilmetals bestyrelsesmedlemmer, der har adgang til personoplysninger. Profilmetal kontrollerer bestyrelsesmedlemmernes faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager Profilmetal løbende back up af dets datasæt. Profilmetal beskytter også fortroligheden og autenticiteten af personoplysninger om nødvendigt ved hjælp af kryptering og/eller ved to-faktor godkendelse for at få adgang til disse.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for partnere, samarbejdspartnere og brugere i øvrigt for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Profilmetal underrette de berørte parter om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. De af Profilmetal anvendte servere og databaser er certificerede for at sikre, at de lever op til EU’s krav om behandling af personoplysninger og IT sikkerhed, og befinder sig indenfor EU, således at personoplysninger ikke overføres til modtagere udenfor EU, uden at der foreligger samtykke fra de berørte personer.

5. BRUG AF COOKIES

5.1. Cookies, formål og relevans
Hvis Profilmetal placerer cookies på hjemmesiden, bliver brugere informeret om anvendelsen og formålet med at indsamle personoplysninger via cookies.

5.2. Profilmetal indhenter samtykke
Før Profilmetal placerer cookies på en brugers udstyr, beder Profilmetal om brugerens samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger ved brug af hjemmesiden, sociale medier eller intranet kan dog anvendes uden samtykke. Cookies, der placeres ved en brugers brug af tredjeparters Apps, er et mellemværende mellem brugeren og udbyderen af den pågældende App, og er således Profilmetal uvedkommende.

Brugere kan få flere oplysninger på Profilmetals hjemmeside om Profilmetals brug af cookies, og om hvordan brugere kan slette eller afvise dem. Hvis en bruger vil tilbagekalde sit samtykke til vor placering af cookies, så se vejledningen under Profilmetals cookie-politik.

6. BRUGERES RETTIGHEDER

6.1. Brugere har ret til at få adgang til deres personoplysninger
Brugere har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger Profilmetal behandler om dem, hvor de stammer fra, og hvad Profilmetal anvender dem til. Brugere kan også få oplyst, hvor længe Profilmetal opbevarer personoplysninger, og hvem, der modtager personoplysninger om brugeren, i det omfang Profilmetal videregiver personoplysninger i Danmark og i udlandet.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretnings-hemmeligheder og beskyttelse af immaterielle rettigheder.

Partnere, samarbejdspartnere og brugere iøvrigt har mulighed for til enhver tid at bede om udskrift af de personoplysninger, som Profilmetal er i besiddelse af om dem, dog således, at adgangen hertil ophører på det tidligste af følgende to tidspunkter: (i) 6 måneder efter en partners udtræden af Profilmetal, eller (ii) 6 måneder efter en partnerskabsaftales ophør, eller (iii) 6 måneder efter en brugers framelding på Profilmetals hjemmeside eller grupper på sociale medier, eller (iiii) 5 år efter en kundes ordre er afsluttet.

Ved en medarbejders udtræden af Profilmetal, eller et kundeforholds ophør, eller en brugers framelding på Profilmetals hjemmeside eller grupper på sociale medier, er de pågældende personer berettiget til at modtage kopi af de personoplysninger, som Profilmetal er i besiddelse af. Oplysningerne leveres til vedkommende person såvidt muligt i et sædvanligt læsbart digitale format, og ellers i form af udskrifter.

6.2. Brugere har ret til at få unøjagtige personoplysninger rettet
Hvis en bruger mener, at de personoplysninger, Profilmetal behandler om dem, er unøjagtige, har de ret til at få dem rettet. Brugeren skal henvende sig til Profilmetal og oplyse, hvori unøjagtighederne består, og hvad de korrekte oplysninger er.

6.3. Brugere har ret til at kræve personoplysninger slettet
Brugere af Profilmetals hjemmeside, nyhedsbrev, blogs, chatfora og/eller grupper på sociale medier kan til enhver tid kræve, at de personoplysninger, som Profilmetal er i besiddelse af, skal slettes, jf. dog nedenfor i følgende afsnit.

Ved en medarbejders udtræden af Profilmetal, eller en kundeaftales ophør, eller en brugers framelding på Profilmetals hjemmeside eller grupper på sociale medier, opbevarer Profilmetal de modtagne personoplysninger i en periode på 5 år, hvorefter personoplysningerne slettes permanent. Profilmetal er dog berettiget til fortsat at opbevare personoplysningerne så længe og i det omfang det er nødvendigt for at kunne opfylde en kontraktlige eller en juridisk forpligtelse. Personoplysninger på vores webshop slettes allerede efter 1 år, af hensyn til onlinesikkerheden.

6.4. Brugere har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger
Brugere har ret til at gøre indsigelse mod Profilmetals behandling af deres personoplysninger. Brugere kan også gøre indsigelse mod Profilmetals videregivelse af deres personoplysninger til markedsføringsformål. Brugere kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en sådan indsigelse. Hvis en indsigelse er berettiget, sørger Profilmetal for at ophøre med behandlingen af vedkommendes personoplysninger.

6.5. Dataportabilitet (overførsel af data)
Brugere har ret til at modtage de personoplysninger, de har stillet til rådighed for Profilmetal, og dem, Profilmetal har indhentet om dem hos andre aktører på baggrund af brugernes samtykke. Hvis Profilmetal behandler personoplysninger om en person som led i en kontrakt, hvor vedkommende er part, kan vedkommende også få tilsendt sine personoplysninger. Brugere har også ret til at overføre disse personoplysninger til en anden tjenesteudbydere (dataportabilitet). Hvis en bruger ønsker at bruge sin ret til dataportabilitet, vil vedkommende modtage sine personoplysninger fra Profilmetal i et almindeligt anvendt digitalt format.

Oversigt over de typiske kategorier af personoplysninger som Profilmetal indhenter og behandler

Denne oversigt indeholder de kategorier af oplysning, som normalt vil blive overført til og behandlet og opbevaret af Profilmetal til de formål, der fremgår af Profilmetals persondatapolitik, og ved øvriges besøg på Profilmetals hjemmeside, nyhedsbreve, blogs, chatfora og/eller grupper på sociale medier

• Navn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer, firma, fastnet
• Telefonnummer, firma, mobil
• Telefonnummer, personlig
• Beskæftigelse/Virksomhed
• CVR-nummer
• Kontaktpersoner hos samarbejdspartnere, herunder disses kontaktoplysninger
• Hvilke sider den besøgende har kigget på og hvornår – den besøgendes ”elektroniske spor”
• Hvilken browser den besøgende bruger
• Virksomhed